にほんブログ村
YouTubeに解説動画投稿中★2021/06/13追加
時間を効率よくつかうコツは優先順位とスケジュールです
時間を効率良く使いたい。無駄な時間を無くしたい。
こんな考えを持つ人は多いと思います。
そんな疑問に答えを出したいと思います。
これはコマツナ自身が実践している【時間を上手に使う方法】です。
この方法で仕事(家事)の効率は上がり、職場(家族)から頼られる存在になれます！
シンプルな方法ですので誰にでも、すぐに実践できます！
効率の良い時間＝集中できる時間：無駄な時間＝悩む時間
まずは結論から
【効率の良い時間の使い方】って何でしょう？
⇒物事に集中してられる時間が一日の中で長くとれることです。
【無駄な時間】って何でしょう？
⇒何をするか悩んでいる時間です。
つまり効率良く・無駄のない時間の使い方は
その日にやることが決まっていて、その１つ１つにしっかり集中できる
とうことです。
これを難しいと感じますか？
大丈夫です。簡単にできるようになります。
効率良く時間が使えるメリット・この方法を実践するメリット
【時間を上手に使う方法】を説明する前に
効率良く時間を使えるメリットについて
効率良く時間が使えるメリット ・周囲に頼られる ・気持ちに余裕が持てる→周りをより把握できる ・無駄な時間がなくせる ・仕事・家事の効率が良くなる ・やりたいことができる→趣味や副業
さらに今回紹介する【時間を上手に使う方法】を
実践することで得られるメリットについて
時間を上手に使う方法を実践するメリット ・悩む時間が無くなる ・優先順位がはっきりする ・やりたいこと１つ１つに集中できる
これらのメリットが簡単な方法で得ることができます。
ではその方法についてご紹介します。
時間を上手に使う方法：単純５ステップ
この方法は大きく５ステップです。
時間を上手に使う方法：単純５ステップ ①１日の流れを考えること ②寝る前に翌日のやることリストを作る ③優先順位をつける ④スケジュールをつくる ⑤スケジュールを実行する 最も重要な事：休憩をすること
１つずつ説明します。
ステップ１：１日の流れを考えること
・何時に起きて、何時に寝るのか
・活動できる時間はどのくらいあるのか
これらについて自分の生活を振り返ります。
もちろん毎日、同じ時間に起きて、同じ時間に寝る。
という人は少ないと思うので、
7～8時くらいに起きて、22～24時くらいには寝ているかな
程度にざっくりで問題ありません。
1日の中で自分が行動できる時間があるのか理解するのが目的です。
ステップ２：寝る前に翌日のやることリストを作る
寝る前に翌日やることについてリストを作りましょう。
といっても、
・絶対にやらなければいけないこと
・やっておきたいこと→1～3個程度
だけで大丈夫です。
たくさんあると時間と気持ちに余裕が出来ません。
※たくさんリストアップしてしまっても大丈夫！対策はステップ３で紹介します。
やることの候補が浮かんだら
・スマホのメモアプリ ・ ホワイトボード ・ノート
などに書き出してみましょう。
書き出すことでより脳内を整理できます。
また、この書き出したリストを家族と共有したり、
(可能な範囲で)SNSなどで共有してみましょう。
書き出して、共有することで
リスト実行することへの責任感が生まれます。
その責任感は集中力を上げる手助けになります。
ステップ３：優先順位をつける
ここからは当日に行う行動になります。
書き出したやることリストをみて、優先順位をつけましょう。
順位のつけ方はこうです。
優先順位①(最重要)：その日に必ずやらなくてはいけないこと
例えば、
〇日常なら
10時に歯医者の予約している
→予約しているなら行かなければダメですよね？
・13時に〇△君と会う約束をしている
→すっぽかしたら可哀そうだし。信頼を失います。
〇仕事なら
・15時から会議
・【その日が提出期限の資料】の作成
など、その日にやらなければいけないことが当てはまります
優先順位②：期限が先だが(無いが)すぐ終えることができること
例えば、
〇日常なら
・掃除や買い物※必需品の買い物は該当しません
〇仕事なら
・メールの確認
・部内への簡単な情報共有
など、やればすぐ終えることができる、終わりの時間が容易に想定できることです
優先順位③：期限が先だが時間のかかること
例えば、
〇日常なら
・返却期限が先のレンタルDVDの視聴
〇仕事なら
・1週間後のプレゼン資料の作成
など、期限が先かつ、１つ１つにそれなりの時間をかける必要のあることです。
この３つの優先順位をやることリストの項目１つ１つに付けていきます。
悩んだら優先順位を低くするのがポイントです。
優先順位の②か③のどちらにすればよいか迷ったら③にしましょう。
深く考えず直感的に判断していくのがベストです！
この優先順位付けは、
やること１つの中の手順に対しても行うとさらに効率アップです。
また、１週間といった長い期間に対して行うことで日々の気持ちに余裕を生み出すことができます。
ステップ４：スケジュールをつくる
ざっくりでOKです！むしろ「空き時間いっぱい！」くらいがいいです。
まずは、１日の活動時間内に
優先順位①をつけたやることを当てはめます。
次に、
【休憩時間】を決めます。
この理由は、集中力が持たないからです。
人間は集中して良いパフォーマンス発揮できる時間は大人でも１時間程度です。
ですから、やることリストを集中して効率良くこなすためには、
意識して休憩する必要があります
休憩時間は、優先順位①の前後にスケジューリングするのがおすすめです。
内容は、食事、お風呂などに限らずTV、スマホ、仮眠などでも大丈夫です。
自分の気持ち・心が休まる行動であれば何でも大丈夫です。
筋トレやジョギングなども人によっては、
気分転換をするための休憩といえるかもしれません。
休憩時間が決まったら
優先順位②をつけたやることを当てはめましょう。
優先順位①と休憩時間以外の空き時間に
その空き時間内で終えることができるものを当てはめます。
「この時点でもう空き時間がない」
となってしまう人は、やることリストが多いかもしれません。
優先順位②をつけたやることリストを見直して、
本当に優先順位②なのか、もう一度考えてみて下さい。
余った時間に優先順位③を当てはめる
この時点でスケジュールにできている空き時間は優先順位③を行うことができる時間です。
当てはめるといっても
「この時間にやる！」
というイメージではなく
「あ！これとこれの間はこのくらい余裕があるから、○○が出来そう」
くらいの気持ちが良いかと思います。
ステップ５：スケジュールを実行する
ここから1日が始まります。
ここまで紹介している方法は文章で読むと長いかもしれませんが、
やってみると10分もかからないと思いますのでまずやってみて下さい。
では、ステップ４で立てたスケジュールを実行していくのですが
ポイントが２つ、注意点が１つあります。
〇ポイント
ポイント①：スケジュールよりも物事が早く片付いた場合
予定している次の行動をするのではなく、優先順位③を実施します。
ポイント②：スケジュールよりも時間がかかる場合
適度に区切りをつけて予定通り休憩しましょう！
〇注意点
想定よりも時間がかかるからといって【焦らない】【やり続けない】
重要：休憩をすることで気持ちを切替えることができ、作業が効率アップします！
５ステップを実践する上での気持ちも持ち方
今回紹介した【時間を上手に使う方法】を実施する上で大事なのは気持ちの持ち方です。
それは、
・ONとOFFをはっきり分ける
・休憩時間は必要な時間である
の2つです。
人間の集中力は１回1時間程度しか続きません。
その1回１時間を１日の中でなるべくたくさん使うことで
時間を効率良く使うことができるのですから、
２時間も３時間も何かをやり続けてはいけません。
【何かに取り組む時間】＝ONの時間
と
【休憩時間】＝OFFの時間
をはっきり分けて効率を上げましょう！
休憩時間は、心を休めたり、気持ちを切替えたりするのに必要な時間です。
自分で「今から休憩時間だ」と決めてからなら
TVをみたり、スマホでゲームをしたり、仮眠したり
これは１秒も無駄な時間ではありません！
ただし開始と終了の時間を守るのが条件ですよ。
休むことは何より大事です。
効率が悪くなったら休憩する。
無理をすればするほど効率は落ちるし、良いものはできません。
気持ちも沈んでしまいます。
気持ちも沈んでしまいます。
スケジュールをこなすことよりも、休むことの方が重要です。
だからスケジュールを立てるときは、「空き時間いっぱい！」でいいんです！
まとめ
コマツナ流【時間を上手に使う方法】を紹介しました。
時間を上手に使う方法：単純５ステップ ①１日の流れを考えること →自分の活動時間を知る！ ②寝る前に翌日のやることリストを作る →書き出して、脳内整理＆責任感を持つ！ ③優先順位をつける →やるべきことをはっきりさせる。直感力！！ ④スケジュールをつくる →優先順位①の次は休憩時間。 スケジュールは空き時間いっぱいで！ ⑤スケジュールを実行する →空いた時間は優先順位③をやる！ 休憩は予定通りとる！
この５ステップと休憩をしっかり１日のスケジュールに組み込むことを実践すれば、
すぐに【時間が上手に使える人】になれますよ！
無駄な時間というのは、次何をすべきか悩んでいる時間です。
次は、○○をやる。休憩をする。
そんな風に具体的にやることがわかっているのであれば、無駄な時間ではありません。
まずは出来そうなところから取り組んでみるのも良いと思います。
寝る前に翌日のやることリストを作るだけでも、翌日の時間効率は良くなります。
優先順位をつける習慣がつけば、物事に追われることがなくなり気持ち余裕ができます。
一度で良いので是非やってみて下さい！
時間を上手に使って、頼られて、気持ちに余裕がある人間になりましょう！
では
コメント